Koronavírus a práca na diaľku - Ako začať?

Koronavírus alebo CoVid-19 si už vybrali svoju daň a bohužiaľ to nevyzerá tak, že by ho krajiny mohli ľahko zadržať. Okrem úmrtí a mnohých nepríjemností pandémia tiež rýchlo zmenila vzájomný vzťah. Žiadne kontaktné dodávky nie sú len jedným z príkladov a verím, že takéto riešenia budú na vzostupe, aby sa znížil potenciálny vplyv akýchkoľvek podobných budúcich prípadov.

Čo môžete urobiť, aby ste sa ubezpečili, že sa podnikanie nekončí?

Zrejmou reakciou na CoVid-19 je práca väčšiny spoločností na diaľku. Len veľmi málo podnikov s tým má skutočné skúsenosti, väčšinou len začínajú a ani nevedia, čo a ako majú robiť. Výzva spočíva v organizovaní práce na diaľku, ktorá je úplne kontraintuatívna k tomu, čo sme boli socializovaní.

Sme pripravení na vzájomnú interakciu a väčšina nášho podnikania je založená na budovaní dôvery prostredníctvom osobného stretnutia a vzájomných rozhovorov. Potrasenie rukou a cítenie gest. My v AbilityMatrix robíme prácu na diaľku za posledných osem rokov a predaj na diaľku za posledné dva roky. Keďže úmyselne robíme ukážky, stretnutia na diaľku, získali sme skúsenosti s podporou technológií a ako napodobňovať (čiastočne) fyzickú prítomnosť, vytvárať dôveru a dokonca mať rovnakú náladu ako v rovnakej miestnosti.

Zhromaždili sme niektoré z našich najlepších postupov vyvinutých v priebehu rokov práce na diaľku. Patria sem technológie podporujúce prácu na diaľku a predaj na diaľku.

Základy

  1. Práca na diaľku nie je 9–5. Diaľková práca jednoducho nefunguje. Priradiť úlohy a termíny, odhadnúť potrebnú prácu a zadávať úlohy.
  2. Majte riadny manažment úloh / riadenie projektov / správu. Ľudia nie sú v rovnakej miestnosti, takže koordinácia si bude vyžadovať určité úsilie. Dúfajme, že taký systém už máte. Ak nie, je to vynikajúci čas začať s niečím. Najmenším krokom môže byť doska Trello. Používame Breeze na sledovanie projektov, úloh a hodín. Existuje veľa riešení, z ktorých najlacnejšie je pravdepodobne hárok programu Excel alebo súbor Tabuľky Google.
  3. Vzdialená práca vás môže izolovať. Môžete byť osamelí, možno dokonca depresívni, ak vykonávate prácu na diaľku dlho. Odporúčame ísť do kaviarní, do miest na spoluprácu, aj keď len na jeden deň, ale vzhľadom na CoVid to momentálne nie je správne riešenie. Na druhej strane to, čo by mohlo fungovať, je použitie Discordu. Discord je platforma pre online hranie, ale môže byť skvelá aj pre vzdialené tímy. Vždy môžete byť online a dá vám pocit, že ste v rovnakej miestnosti.
  4. Každé stretnutie alebo hovor by malo byť videohovorom. Osobné stretnutia nie je možné vymeniť. Nie je to len to isté, ale videohovor je najbližší, aký môžete získať. Ak existuje problém, ktorý vyžaduje viac ako krátku textovú správu na kanáli okamžitých správ, uskutočnite videohovor. Pre ľudí je ľahšie vyjadriť sa, pozerať sa na mimiky, niektoré neverbálne signály.
  5. Ak máte videohovor, uistite sa, že každý používa video, a nie iba hlas. Okrem niektorých mimoriadnych situácií je neslušné byť voyeurom - aspoň na začiatku stretnutia.
  6. Uskutočňujte denné videohovory. Každý deň, rovnako ako denný pohotovostný režim, zavolajte so svojím tímom krátky 10 až 15 minútový hovor. Musí to byť opäť videohovor. Pomáha tímovému gélu a je to domáca kancelária pre všetkých a môže to byť dobrý štartér konverzácie. Váš pes vedľa vás, maľba na stene alebo iba závesy. Pokúste sa dať priestor na malé rozhovory a vtipy.
  7. Majte platformu okamžitých správ iba na pracovné účely. Každý má otázky, ktoré môžu vyžadovať rýchle a okamžité odpovede. Alebo jednoducho nechcete písať e-maily. Na tento účel používame Slack a máme vyhradený kanál na vloženie všetkého, čo chcete. Všetky ostatné kanály slúžia na pracovné a projektové diskusie. Na našom „náhodnom“ kanáli však môžete uverejňovať čokoľvek od vtipných po poburujúce alebo iba šokujúce. Alebo vaše každodenné problémy, napríklad ako môžem zostaviť tento šatník IKEA sám?
  8. To všetko je na začiatku divné, takže buďte trpezliví. Pokúste sa dodržiavať tieto pravidlá, pretože je založená na našich dlhoročných skúsenostiach o tom, čo funguje a čo nie.
  9. Majte dôveru. Ľudia budú pracovať. Práca je vášňou a sebarealizáciou. Ak nechcú pracovať, nebudú pracovať z domácej kancelárie a nájdu si spôsob, ako sa vyhnúť práci v kancelárii. Jediným rozdielom bude, že neplnoletí sa už nemôžu skrývať. Ktokoľvek s nedostatočnou výkonnosťou teda nie je výsledkom práce na diaľku. Vidíte, že je to rozdiel.

Extras

Tu sme sa pokúsili pokryť všetky veci, ktoré by ste spravidla robili s klientom. Ako to urobiť, keď sa nemôžete stretnúť alebo ak to chcete urobiť na diaľku? Workshopy, prezentácie, tabule, organizované stretnutia.

  1. Prezentácií. Aby ste si zachovali možnosť vidieť tváre, použite dve obrazovky. Ak používate prenosný počítač, urobte z televízora svoju druhú obrazovku, jednu obrazovku pre prezentáciu a druhú pre účastníkov videohovorov. Týmto spôsobom získate podobný pocit z pohľadu na účastníkov a rozhovorov s nimi.
  2. Ak robíte ukážku predaja, máte dva nezávislé účty. Použite jeden účet na prezentáciu a druhý na zobrazenie tvárí (a prezentácie). Toto je pekné riešenie pre situácie, keď nemáte dve obrazovky, a tiež pridáva možnosť „kontrolný monitor“ pre vašu živú prezentáciu. Uvidíte, čo vidí druhá strana; preto, ak vidíte problém, vidia ho všetci ostatní.
  3. Tabuľa. Existujú riešenia pre digitálne tabule, ktoré môžete integrovať do svojho hovoru pomocou zdieľania obrazovky. Niekoľko príkladov: Microsoft, AWW, Miro. Pokročilejšou verziou je vlastná tabuľa (buď v zasadacej miestnosti alebo doma) a špeciálna kamera. Musím pripustiť, že sme tento rok plánovali testovaciu jazdu, ale ešte sme to neskúšali. Na základe nášho prieskumu veríme, že je to najlepšie riešenie, ale nemáme skutočné skúsenosti. (kamera na tabuľu)
  4. Microsoft Office 365 alebo Google Apps. Kedykoľvek máte schôdzku alebo hovor o dokumente, použite zdieľaný súbor, na ktorom môžu pracovať všetci. Niekedy môže nahradiť prístup k bielej tabuli alebo „spôsob projektora“. Spôsob premietania je metóda, keď premietate súbor na veľkej obrazovke a každý sa vás snaží usmerniť, kde hľadať a čo zmeniť. Pri zdieľaných súboroch je to jednoduché: zvýrazníte to a všetci to uvidia súčasne.

Etiketa

  1. Keď hovoríte, stlmte mikrofón. Nie je zábavné počuť všetky zvuky pozadia.
  2. Použite náhlavnú súpravu. Niektoré počítače generujú ozveny, keď sú na reproduktoroch. Vyskúšajte svoje a ak si ostatní sťažujú na ozveny, použite súpravu headset. Zvyčajne dokáže zázraky robiť iba štandardný pár slúchadiel, a to aj bez mikrofónu.
  3. Ak to systém videohovoru / webovej konferencie umožňuje, použite funkciu „zdvihnite ruku“; ak nie, niekoľkokrát rýchlo stlmte / zapnite mikrofón. Je to pravdepodobne najmenej agresívny a ľahko rozpoznateľný signál (použijeme ho s Whereby).
  4. Vyberte platformu videohovorov, ktorá je predinštalovaná pre každého účastníka alebo nevyžaduje inštaláciu vôbec. To je dôvod, prečo dávame prednosť Whereby, pretože to beží z prehliadača Chrome a nevyžaduje inštaláciu. Ak každá strana používa tímy Microsoft alebo Webex alebo Zoom, vyberte to.
  5. U klientov sa pred volaním vždy uistite, že sú testované technické podrobnosti. Buď 5 až 10 minútový technický test zavolajte deň vopred, alebo vykonajte samoobslužný test. Ak používate tú istú platformu, nemusí to byť potrebné.
  6. Do pozvánky na kalendár vždy zahrňte odkaz na videokonverziu. Ak si myslíte, že to bude potrebné, doplňte podrobný popis a telefónne číslo pre tiesňové volanie pre technickú podporu.

Nástroje uvedené v tomto článku:

  1. Pritom: naša platforma pre videohovory. Nie sú potrebné žiadne inštalácie, stačí kliknúť a ísť.
  2. voľný
  3. Vánok
  4. Trelly
  5. Fotoaparát z fyzickej tabule Kaptivo
  6. Kancelária 365
  7. Google Apps
  8. zvar
  9. Aplikácie s interaktívnymi tabuľami: Microsoft, AWW, Miro

Dúfam, že tento rýchly sprievodca nastavením vám pomôže naštartovať vaše úsilie na diaľku. Ak máte akékoľvek otázky, dajte nám vedieť, radi vám skočíme na výzvu Whereby, ktorý vám pomôže A ak si myslíte, že je čas zmeniť svoju predajnú hru na úplne vzdialený predaj, sme tu aj preto, aby sme vám pomohli ,