Ako spustiť workshopy myslenia na diaľku

Podobne ako všetci v týchto dňoch, aj v tomto roku zažívame náročné obdobia, pokiaľ ide o aktiváciu a nadviazanie vzťahov s našimi zákazníkmi. Ako sme videli po celom svete, rozhodli sme sa zatvoriť našu kanceláriu, prestať cestovať a pracovať z domu.

To vedie k niekoľkým ťažkostiam, najmä ak máte naplánovaný interaktívny seminárny formát inšpirovaný dizajnom a myslením, ktorý sa nedá odložiť ani vykonať v priestoroch klienta.

Ako spoločnosť s inováciou vo svojom názve však bolo pre nás prirodzené prijať výzvu a nájsť nejaký kreatívny prístup. Tu je naše „Ako na to“ pre riešenie digitálnej spolupráce, ktoré by som s vami chcel zdieľať.

SITUÁCIA

Ako už bolo spomenuté, cieľom bolo zriadiť klientsky workshop o návrhu obchodného prípadu a KPI softvéru ITONICS s nemeckým poskytovateľom poistenia. Rozhodli sme sa použiť prístup inšpirovaný dizajnovým myslením, aby sme sa hlboko ponorili do prípadu použitia klienta. Dizajn formátu seminára umožňuje predovšetkým vcítiť sa do rôznych zainteresovaných strán, definovať, aké očakávania by mohli mať pre riadenie inovácií a odvodiť predstavy o výhodách a súvisiacich KPI, ktoré softvérové ​​riešenie zabezpečuje ich konkrétne použitie. CASE.

Všetko bolo pripravené, boli vypracované šablóny a tím bol pripravený o pár dní neskôr cestovať do zariadení klientov. Nanešťastie náš nový spoločník Covid-19, ktorý nebol tak milovaný, nás prinútil zmeniť kurz, pretože cestovanie do klientskych zariadení už nebolo možné.

Čo teda urobíme teraz? Ani primeraná možnosť sa nezdala byť prednáška podobná 3–4 hodinám. Viem, že existuje veľa digitálnych nástrojov, ktoré umožňujú interaktívne navrhnúť digitálny workshop. Ja osobne mám napríklad dobré skúsenosti s Klaxoonom. Ani jeden z týchto nástrojov však ešte nebol súčasťou nášho technologického balíka a nemali sme ani čas zriadiť nástroj, zistiť, ako to funguje, a vytvoriť prístup v takom krátkom čase.

Našťastie sme s kolegami prišli s ľahko dodávateľným riešením!

VÝZVA

Všetci sme vedeli, čo chceme a parametre boli veľmi jasné: seminár s interaktívnymi prvkami, žiadny prednáškový monológ a aktívna účasť klientov na spolupráci s nami na budúcnosti nášho partnerstva. Ako by ste to však dosiahli na diaľku, ale produktívne?

Podľa našich skúseností dobré workshopy pretrvávajú z možnosti, aby sa všetci v skupine mohli vyjadrovať, týkajúcich sa myšlienok iných a vizualizácie kľúčových výsledkov stretnutia. Post-It, ktorý sa pripravuje niektorými metódami a rámcami, je obvykle zbraňou voľby, pretože nám umožňuje rýchlo vizualizovať a zhlukovať nápady.

PRÍSTUP

Kľúčovou otázkou teda bolo: ako bez problémov používať post-it a vlastné rámce vo virtuálnom prostredí? Riešenie predstavovalo prototyp dielne založený na Prezentáciách Google. V porovnaní s inými digitálnymi formátmi poskytla niektoré hlavné výhody.

Prezentácie Google sú veľmi podobné programu Microsoft PowerPoint a nevyžadujú pre klienta hĺbkovú technickú prípravu. Tento softvér nám umožňuje pracovať súčasne na rovnakom dokumente. Prezentácie sú veľmi vizuálnym spôsobom spolupráce na určitej téme. Prezentácie Google vám umožňujú nakresliť každý druh rámca, ktorý chcete použiť, a nemusíte dodržiavať žiadne hlavné pokyny týkajúce sa dizajnu, napríklad v preddefinovaných nástrojoch.

OCHRANA

Ako ďalší krok sme upravili metódy výberu v prezentácii Google Slide a interne sme vyskúšali spustenie. To nám pomohlo odhaliť niektoré veľké problémy v rámci nastavenia:

V seminári na mieste sa metódy a rámce zvyčajne tlačia alebo ručne kreslia. Nikto by teda nemal byť schopný interagovať so samotnou metódou. Diskusie môžu byť dosť intenzívne a je ťažšie ich zmierniť na diaľku. Ak neviete klienta vidieť, môže byť ťažké zistiť, kto pridal tento bod do diskusie. Musia sa nejakým spôsobom zobraziť hodiny pre časové rozvrhnutie seminára, aby sa proces urýchlil.

Snímku obrazovky z nastavenia prototypu si môžete pozrieť tu:

RIEŠENIE

S cieľom vyriešiť a vyriešiť vyššie uvedené problémy sa niektoré veci museli urobiť inak ako v bežnom seminári, ktorý sa premietol do nasledujúcich najlepších postupov:

  • Pomocou editora hlavných snímok vytvorte svoje metódy, rámce alebo plachty, aby ste ich udržali na pozadí. Účastníci workshopu s tým nemôžu interagovať a výberom nesprávneho prvku ich nebude rušiť.
  • Využite Brainwriting, po ktorom nasleduje sprievodná diskusia (každý účastník) ako metóda namiesto tradičných brainstormingov a podobných formátov založených viac na komunikácii.
  • Preddefinujte post-IT s menami zákazníkov. To umožňuje väčšiu transparentnosť v rámci seminára, pretože je zrejmé, kto prispel k akej myšlienke. Týmto spôsobom ste vy ako moderátor vždy na vrchole vecí. Aby ste mohli zoskupiť nápady a poradiť, musíte mať vy aj váš tím tiež vlastnú farbu.
  • Moderátor zdieľa svoju obrazovku s cieľom poradiť, čo má robiť. Zostavujeme tiež podpornú prezentáciu, ktorá vysvetľuje metódy a poskytuje ďalšie informácie.
  • Zobrazte na zdieľanej obrazovke moderátorov časovanie a odpočítavanie.

DODATOČNÁ PRÍPRAVA

Aby sme zabránili prípadným prekážkam počas skutočného stretnutia, prijali sme vopred niekoľko opatrení.

  • pozvať používateľov klienta, aby vyskúšali niektoré funkcie nastavenia pomocou funkcie zdieľania snímok Google pred začiatkom seminára. Pri poskytovaní služby, ako je táto, si musíte byť istí, že minimalizujete riziko technických problémov.
  • načrtnite niekoľko pokynov, ako používať Prezentácie Google, ako bude formát seminára a ako plánujete pokryť rôzne témy.

Aby som bol úprimný, nebol som si istý, či toto nové nastavenie bude veľkým úspechom, a mal som obavy z obmedzenej schopnosti komunikovať s klientom, ako som zvyknutý. V našom 4h workshope sa nám však podarilo dosiahnuť veľmi dobré výsledky pre klienta a získať veľkú spätnú väzbu o virtuálnom formáte.

Aby sme pri používaní tejto služby udržali naše vysoké bezpečnostné štandardy, pristupovali sme k dôverným informáciám iba samostatne prostredníctvom zdieľania obrazovky, po stretnutí sme prezentáciu previedli do lokálne uloženého programu PowerPoint a pôvodný súbor sme odstránili.

PREHĽAD

Zastaví vás teda skutočná situácia v uskutočňovaní interaktívnych workshopov? To by nemalo! Rovnako ako musíte byť kreatívni v spôsobe, akým zostavujete svoje semináre, môžete byť kreatívni v spôsobe, akým ich dodávate. Som si istý, že skutočné okolnosti nútia spoločnosť experimentovať na spôsobe, akým navzájom spolupracujeme. V dôsledku toho by organizácie mohli čoraz viac presúvať interakcie do digitálneho sveta. Toto nemusí byť nevyhnutne zlá vec, berúc do úvahy vplyv, ktorý má cestovanie na naše životné prostredie a na náš pracovný čas.

Po vyriešení tejto krízy sa však teším na moje ďalšie stretnutia na mieste a konzultačné semináre. Dovtedy viem, že dokážeme úspešne prevádzkovať interaktívne formáty pracovných dielní klientov úplne virtuálnym spôsobom.

Dúfam, že sa čoskoro uvidíme a zostaneme zdraví!

Pôvodne uverejnené na stránke https://www.itonics-innovation.com.